أسهمت الإعلانات عبر منصات التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية بشكل كبير في التعريف بالأعمال والخدمات، وأصبح الهاتف المحمول الأداة الأكثر استخداما في إجرا المعاملات اليومية بين الأفراد ومقدمي الخدمات، سواء في مشاريع البنا والصيانة والزراعة، أو في مجالات التجارة والنقل والتوصيل وغيره.
وهذا في مجمله تطور إيجابي يعكس الاستفادة من التقنية في تيسير سبل التواصل، إلا أن المارسة العملية تظهر أن كثيرا من التفاهمات، خصوصا في مجال الأعمال والخدمات، لا تزال تبنى على تواصل غير واضح عبر المكالمات الهاتفية أو الرسائل الإلكترونية أو عبر المواقع، دون توثيق مكتوب كاف، ودون زيارة لمقر مقدم الخدمة أو التحقق من طبيعة موقعه ونشاطه وخبرته، وقد يتعذر التواصل لاحقا مع مقدم الخدمة لأسباب وظروف مختلفة، فيقع الاختلاف حول ما تم التفاهم عليه، مسببا ضياعا للوقت والجهد والمال لأحد الطرفين أو لكليهما.
التوثيق الكتابي أساس حفظ الحقوق
التواصل الشفهي أداة تفاهم سريعة، لكن الكتابة هي التي تحفظ الحقوق، لذا من الأولى أن يتبع أي تواصل هاتفي أو إلكتروني برسالة موثقة تتضمن وصافا أوليا لطبيعة العمل أو الخدمة، ونوع المواد، والمواصفات المطلوبة، والمدة المتوقعة للتنفيذ، مع تحديد موعد للتعارف والاجتماع التفصيلي، تمهيدا لإبرام اتفاق واضح بين الطرفين.
التحقق المشروع من مقدم الخدمة
من الإجراات المهنية المعتادة قبل الشروع في أي عمل أو خدمة، التعرف على مقر مقدم الخدمة أو موقعه، والاطلاع على طبيعة خبرته وأعماله السابقة، والتأكد من وجود عنوان ثابت يمكن الرجوع إليه عند الحاجة، وللتأكد من التعامل مع المصرح لهم نظاما، وهو إجراء تنظيمي معمول به في جميع القطاعات.
الاتفاقية المنظمة للعلاقة التعاقدية
إبرام اتفاقية عمل أو خدمات يعد ضمانة أساسية لحقوق جميع الأطراف، فالاتفاق الموثق يتضمن وصفا للعمل وللخدمة، ونوعية المواد، والأمور الفنية، وقيمة الأتعاب المتفق عليها، وآلية استحقاق الدفعات وارتباطها بنسب الإنجاز أو بالمدد الزمنية، وموعد التسليم النهائي، مع السداد عبر وسائل دفع موثقة وإيصالات استلام معتمدة.
أهمية الحفاظ على العلاقة التعاقدية
إن تنظيم العلاقة التعاقدية وحمايتها ضرورة تفرضها طبيعة التعامل، حتى لا تكون عرضة للانقطاع المفاجئ بسبب النسيان أو تعطل الوسيلة التقنية أو تغيرها أو فقدان التواصل، فالاتفاق الموثق مرجع عادل وآمن للجميع، يحفظ الحقوق ويسهل الرجوع إليه عند الحاجة.
