نحن اليوم في القرن الواحد والعشرين نشهد طفرة إدارية على مستوى العالم، حيث أصبحت المنظمات تطبّق بلا وعي مبادئ الإدارة من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة، وتطورت لديها رؤى واستراتيجيات وشراكات مع أصحاب المصلحة.
ظاهرة الاجتماعات المملة
مع ازدياد الأعمال والفرص وتسارع المتغيرات، وجد القادة أنفسهم أمام تحدٍّ في اتخاذ القرارات الاستراتيجية أو اليومية، مما أدّى إلى فكرة عقد اجتماعات متكررة للمتابعة واتخاذ القرار، غير أن هذه الاجتماعات تحوّلت إلى روتين ممل يستهلك الوقت والجهد دون أن يضيف قيمة حقيقية لتنفيذ المستهدفات.
مقترحات بيتر دركر لتنظيم الاجتماعات
يستعرض المقال تجربة بيتر دركر في الإدارة وكيف نجح في القضاء على الاجتماعات غير الممنهجة من خلال وضع أربعة أنواع من اللقاءات: أولها اجتماع يومي مع الفريق لا يتجاوز عشر دقائق يركز على ما سيُنجز اليوم وما تم إنجازه أمس؛ ثانيها اجتماع أسبوعي مدته خمسة وأربعون دقيقة لمناقشة مؤشرات الأداء؛ ثالثها اجتماع شهري يستغرق ساعتين يتناول إدارات أظهرت أداءً منخفضاً أو مرتفعاً؛ رابعها اجتماع شامل كل ثلاثة أيام خارج المنظمة لتطوير الأفكار وصناعة المبادرات الملهمة.
طرق لتقييم وتحسين ثقافة الاجتماعات
يقترح الكاتب أن يتساءل القادة عن مدى حاجتهم الفعلية لكل اجتماع وعن الفائدة المرجوة منه، وأن يفكّروا في تحرير أنفسهم من القيود الإدارية التقليدية التي تفرض متابعة دقيقة مزعجة، ويوصي باعتماد مدارس الإدارة الحديثة التي تقود organisations بكفاءة وفعالية وتحسن استغلال الموارد، مع ضرورة أن يركز مجالس الإدارة على الاستراتيجية ومتابعة المؤشرات العامة وتفويض الصلاحيات للفريق التنفيذي.
